如何做好向上汇报的工作

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如何做好向上汇报的工作

项目推动过程中,项目经理要分配大量的时间用在沟通上,以争取资源到位,保障组织使命必达。

可惜,从工程师演进过来的项目经理,目光呆滞,表情呆滞。显然不太擅长沟通,自然也包括在他们看来充满杀机的向上沟通汇报这个环节。

每次端着电脑,一步步走向高层汇报的会议室都如履薄冰;而整个汇报沟通过程,通常骂得狗血淋头又无计可施。

但只有在和高层沟通汇报项目状况,反馈需要的合理资源,项目才能获得如你所愿的支持。那么,项目经理怎么办,才能做到向上汇报有计可施呢?

下面从汇报过程涉及的人 事 物3方面来看看有什么要注意的

1. 汇报过程的人

汇报对象:高层

项目经理要抛弃掉对高层主管一些不成熟的偏见,诸如高管都是游刃有余的、无所不能的、高管就像慈父会给予你关怀和抚慰,高管是威严的目光都可以杀人等等错觉。

他们确实是高智商,能力强,像神一样的存在。但每天处理的事情和要见的人都非常多,而且容易丢饭碗(据统计高管平均任期只有23个月),所以他们压力非常大,情绪不好,其实也挺可可怜的。

因为压力大,所以他们存在情绪失控的情况,经常骂人。在高层开骂的时候,你要想着他骂的不针对你个人,而是一团糟糕的整个公司的局面。起码这样你会好受一点。

协助者:sponsor等

你的汇报通常是作为PM的你以及同在高管之列的Sponsor一起发起的。你可以找他收集高层在汇报时候要了解哪方面信息,以便有针对性的准备。同时,和他约定好,在汇报时候,如有意外的情况,请他给予引导和帮助。

另外,你也可以从熟悉的同事那里收集汇报过程相关的信息,同时让他们协助你进行前期的汇报演练,同时提出改进意见。

汇报者:项目经理,你自己

汇报过程中项目经理要放弃从高层获得同情心,放弃对权威的盲目恐惧心态。

人的本性都希望以自己为中心,希望别人同情自己的难处,希望被呵护和认可。这是在幼儿时期沉淀下来的人性。高层每天要见管理层、股东、客户以及其他很多意外来客,对于他来说你的全部只不过他繁忙工作中沧海一粟,他只关注直奔主题的数据化汇报和展示,以便快速做出决策后开展下一项工作而无暇关心你的感受。

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你要做的,就是直奔主题,简洁明快的说明你来的目的,遇到的困难,需要得到的支持。然后转身离开,不要长篇累牍讲故事,不要放入一些所谓的幽默元素。

当然,如果你开场的时候,能够让高层理解到你很理解他们日理万机的压力和时间的宝贵,他们会更加信任你,从而为成功的沟通增加概率。毕竟,高层也是人,他们也需要抱抱;)

另外,很多人对权威有恐惧症,面对高管的时候,你身体僵化脑袋空白舌头发直忘了台词等等,真是可怕啊。。。。怎么办呢?

你要记住,高管预留出宝贵的时间和我们沟通,他们也期望你的汇报能够成功,从而为公司产生价值,从这个角度看,这和你的期望是一样的,也可以说你们是一伙的。大家需要一起合作讨论问题,而不是专门找茬来批判你。这样想的时候,你的恐惧和紧张的感觉会降低。

 

2. 汇报过程的事

整个汇报过程分为事前准备、现场汇报、事后跟进3部分

事前准备

调研:事前需要调研汇报的时间,汇报的地点,汇报的受众,他们对项目的哪些事情感兴趣。根据这些因素,来调整项目汇报内容的要突出讲解的部分。

准备三个版本:你应该根据现场可能出现的情况,准备出短、中、长3个汇报版本,举个例子,可以是脱离PPT的30秒口头汇报,3页PPT的3分钟汇报和10页左右PPT的15分钟汇报。以便能够随机应对。

现场汇报:记住时间宝贵开门见山;据说讲故事讲段子会被雷劈,切不可取

事后跟进:根据会议的决策,需要持续推动跟进落地,有收益进展或者有风险,要及时通过沟通渠道再次汇报

3. 汇报过程的物

汇报之前,最好事先踩点演练一遍,测试一下投影仪,幕布,激光笔等是否可用等,通常都会发现很多待完善和改进的问题。

笔记本提前充好电,防止现场不方便接电等情况。另外,带上一杯水,在紧张的时刻,喝一口水缓一缓,压压惊。

21世纪最贵的是人才,这么多人才聚集在一起开会、听汇报成本尤其昂贵,项目经理们要认真对待。

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原文地址:《如何做好向上汇报的工作》 发布于2020-01-13

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