如何制定切实可行的计划并好好执行——2020年,我不想再碌碌无为

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1 简介

转眼2019年即将结束,又到了做年度总结和下一年计划的时候了。经过多年的失败经历,是时候要总结出一些经验教训了。
本文整理了在计划与执行方面的个人学习心得体会,与大家分享,希望对自己有用,对大家也有用吧。

2 执行力

重要的事情先说三遍!

计划的本质是执行!
计划的本质是执行!
计划的本质是执行!

总结我多年失败的经验教训,失败最主要的原因就是没有执行好。任何计划,都是为了辅助我们更好地执行。有执行才有可能出结果,没有执行,计划就没有任何意义。没有执行的计划就是废话。要做到知行合一,知善立行。知是行之始,行是知之成。

每次制定完计划都有一种莫名的成就感,以为定了计划,目标就会达成了。就比如买了书就像读了一样,收藏了各种百度云盘的资源就以为学习了一样,办了健身卡就好像真的会瘦下去一样。然而,结果往往是不如意的,也许刚开始几天还好,能打开几页书读读,下载视频看看,去健身房跑个五公里,后面慢慢就没有继续了。也许,甚至都没有开始,就已经结束了。

所以,必须要强调执行力的重要性。提高执行力,不拖延,不找借口。先把事情做完,再把事情做好,不要一开始就苛求完美,结果可能会一事无成。完成,比完美更重要

小结:计划的本质是执行!计划是为了更好地执行!

3 如何制定计划

虽说执行更重要,但目标与计划的作用也是十分巨大的。如何科学地制定计划,是要讲究方法的。

3.1 SMART原则

制定目标,可以使用著名的SMART原则。它是目标管理的一种方法,由管理学大师彼得·杜拉克于1954年首先提出。

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SMART原则具体内容如下:

(1)Specific具体的:清晰明确且具体,不能模棱两可。

错误:我要学英语。

正确:我要考到英语四级。

(2)Measurable可衡量:可量化,可监测。

错误:我要减肥。

正确:三个月内我要减肥10斤。

(3)Achievable可实现:通过努力可以实现。

错误:这周上线一个APP,干掉微信。

正确:今天写一个Java的Hello World程序。

(4)Relevant相关性:与人生目标有关联性。

例子:明年考到AWS证书,与工作相关性大。

(5)Time-Bound时限性:有时间限制,有DeadLine。

错误:我要读10本书。

正确:我在2020年要读10本书。

更多变体如下:

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我们在制定目标时,应该遵照SMART原则。许多目标无法实现,多数是由于没有科学地制定。特别是没有制定可衡量的、有时间限制的目标,缺少了MT(Measuralbe,Time-bound)。

3.2 金字塔原理

我们容易记住四大名著、四大发明,却可能记不住或比较难记住唐宋八大家、十二生肖。有研究表明,当个数超过七个时,我们就很难记住了。而芭芭拉·明托发现,一个中心论点总是可以由一到七个论据支撑,然后一层层向下,组成金字塔架构。所谓金字塔原理,它是一种重点突出、逻辑清晰、层次分明、简单易懂的思考方式、沟通方式和规范动作,被许多人用于表达与写作上。

基本结构是结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。这个思维方式非常适用于制定计划,比如我们可以把明年计划结构分组如下:

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思维导图这个工具非常适合做这种结构化的整理,推荐大家使用。

3.3 长期计划与短期计划

目标与计划要分长短,从长向短开始制定。长期计划通常比较宏观,比较抽象,如我要在一年考上会计注册师。虽然满足SMART原则,但不够具体,难以落地执行。我们必须要将长期计划拆解成短期计划,将大目标分解为小目标,最终变成一个可执行的任务,如今天下午要花三个小时做完十道习题。

上面的方法在项目管理上称为工作分解结构(Work Breakdown Structure,简称WBS)。

计划拆分例子:

五年计划–两年计划–年度计划–月度计划–周计划–每天计划与事项

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注意:你不必在一开始就定好一年来每天的计划,在执行中不断细化就好,项目都是渐近明细的。

3.4 其它

3.4.1 善做减法

婴儿做乘法,少年做加法,中年做减法,老年做除法。

社会发展带来社会分工,应该专注与深耕某个领域,成为专业人才,才更利用个人发展、更利于对社会做贡献。同时,人的精力是有限的,而且是极其有限的。我们无法同时完成很多项目标。比如我花了半年时间学摄影,花了半年时间学钢琴,那我就没有时间和精力再去学习画画了。

毕竟,不是人人都是达芬奇

因此,制定计划时,千万不要求全,认为写得多就是好。多而不能实现,反正分散精力,最终都完成不理想。

3.4.2 留有余地

具体的工作在初期是无法确定的,许多困难与挑战也是无法预估的,一定要给计划留有余地。比如你以为读完《一九八四》只需要7天,然后你制定计划的时间可能需要预估为10天,因为你很可能在读书的时候被人邀请去吃饭,或者突然生病了状态不佳等。留有余地,可以避免打乱后面的计划,可以少点焦虑,让自己从容地执行下去。

4 如何执行

计划制定好后,关键就是要执行了。我们将从宏观把控与具体操作两个方面分析一下。

4.1 宏观把控

4.1.1 PDCA循环

PDCA循环是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的,由戴明采纳、宣传,获得普及,所以又称戴明环。它是含义是将质量管理分为四个阶段,即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Act)。

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我认为这个方法可以运用到计划执行过程中去,整个过程需要持续改进,不断完善,找到更好的自己。特别是检查阶段,非常关键,要不断反省,从执行结果去看目标和计划有没有问题,是否合理;然后作出调整,进行优化。一个没有反馈的系统是非常可怕的,人也是一样,不自我反省与反思,很容易迷失了自己。

总体来说就是大环套小环、小环保大环、推动大循环。

4.1.2 甘特图

甘特图(Gantt chart)又称为横道图、条状图(Bar chart)。其通过条状图来显示项目进度,活动顺序及进展情况。以提出者亨利·劳伦斯·甘特(Henry Laurence Gantt)先生的名字命名。

下面两张图是例子,展示甘特图清晰明了的特点:
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如何制定切实可行的计划并好好执行——2020年,我不想再碌碌无为

利用甘特图可以有效地做时间管理,清晰明了,非常直观,方便监控计划的进展。能快速知道进度如何,是否需要对某项计划进行资源倾斜,是否要放弃某项计划等。

4.1.3 精力管理

前面讲过,精力是有限的。对此,真是越老感触越深。所以必须想办法提升自己的精力。思来想去,只想到一个好办法:锻炼身体,增强体质!生理与心理是相互作用的,强身健体,会带来心情的愉悦与精力的增加,好处多多,不一而足。

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4.2 具体操作

4.2.1 四象限法

时间管理的四象限法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个象限:既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈等)。

按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。四象限法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

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心得体会:

我们要把时间与精力花在重要且不紧急的事情上,如自我提升、培训、阅读、整理等。做好了这部分工作,才不会有那么多紧急且重要的事情出现。重要且不紧急也是最重要、最容易出效益的部分,根据二八原则,我们应该把约80%的时间放在这里。

nor flash之频率限制

4.2.2 4D工作法

4D工作法是针对每天的事务进行管理的工作方法,主要内容如下:

(1)Do:就是干!

两分钟原则:如果一件事不用两分钟就可以完成,马上去做,不要拖延!比如回复一封邮件、打一个简短的电话或者下载一件报告等。这些事可以很快完成,不一定就是两分钟。完成后能让你的大脑得到释放,如果不做,它可能就一直占据你的大脑,时不时蹦出来打扰你,极大影响效率。

有些事情真的不要等,不要等一大段的时间,不要等状态,不要等情绪,不要等心情。立马行动起来,Later is Never

(2)Delete:或者是Drop/Don’t do it。不要做!

80%的绩效来源于20%工作,所以,必定有许多工作是没有价值或者价值不大的。舍弃一些没有价值的事情。另外,像刷抖音、闲聊这些也是一样,不会带来任何效益,反而事后会带来罪恶感的,能不做则不做。

(3)Defer:或者是Delay,推迟做,做好计划再做!

对于目前没有时间处理,但又非常重要的事务,通常可以把这类事务放到待办事项To-Do List里,提醒自己后续要处理。

(4)Delegate:委派他人去做!

有些事情不必自己亲自去做,或者自己办不了,只能委托他人去办。这时需要一个检查事项Checklist,要做好跟踪和记录,不要让事件丢失。另外,不要以为只有领导才能委派他人去做,下属一样可以让同事或领导帮忙。

其实,4D工作法四象限法有异曲同工之妙,本质上是一样的,只是描述的角度不同,整合一下两者的图如下:

如何制定切实可行的计划并好好执行——2020年,我不想再碌碌无为

4.2.3 番茄工作法

番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。使用番茄工作法很简单,就是选定一项任务,将番茄时间设置为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起。然后开始休息5分钟,再进入下一个番茄时钟。每完成4个番茄时钟,可以休息更长一段时间,如25分钟。如下图所示:

如何制定切实可行的计划并好好执行——2020年,我不想再碌碌无为

原则

一个番茄时间(25分钟)不可分割,不存在半个或一个半番茄时间;

一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废,需要重新开始计时;

休息铃声响起则停止手上工作,开始休息,如喝水、看会手机等;

如果一项任务超过5小时的番茄时间,则需要进行拆解。

优点

减轻时间焦虑;

提升注意力和专注度,减少中断;

提高工作效率。

不足

只能针对特定某项任务使用,不能对全局的计划进行把控;

可能会打断难以进入的心流状态。

心得体会

表面看起来简单易操作的番茄工作法,实际执行起来却不是那么容易的。最难的在于如果高度集中注意力地完成那25分钟。即使自己能专注工作,也可能免不了会被打扰。所以有以下一些建议:

(1)将番茄工作法与GTD(Get Things Done,搞定)结合,用GTD来管理任务,番茄工作法用于执行任务。

(2)选择自己的黄金工作时间来进行番茄工作,这段时间自己状态比较好,也不会有人来打扰。

(3)寻找适合自己的番茄时间,25分钟不是绝对的,要针对自己的自控力进行调整,可以设置为20分钟或15分钟等。

(4)不要吝啬5分钟的休息时间,它是非常有用的,虽然看起来它可能中断了你前一个番茄进入的良好工作状态,但它能确保你下一个番茄能专注地工作。

(5)一次只做一件事,不要在一个番茄时间里做多件任务,人切换任务的代价非常高;连计算机切换线程都很高消耗,何况是人脑。

(6)不要关注完成的番茄数量,要关注工作本身,一味追求最大的番茄数量没有意义。每天工作时间有八小时,但其实高效工作的时间,不可能有八小时;如果能整天都在高效工作,那效率是极其可怕的。但凡能高效工作4小时左右,我认为都是很不错的。

(7)番茄工作法的目的是提高工作的专注度,这也是绝大多人缺乏的,但如果你本身就可以专注度很高地完成任务,那就没有必要使用了。

(8)需要长时间保持一条思维主线的、且打断后需要花大力气重要整理的任务,不适合使用番茄工作法,或者另一个解决方案是将番茄时间调大。

(9)使用番茄工作法,可能会无法激活心流;这又延伸了另一个话题,什么是心流。心流是指我们在做某些事情时,那种全神贯注、投入忘我的状态——这种状态下,你甚至感觉不到时间的存在,在这件事情完成之后我们会有一种充满能量并且非常满足的感受。毕竟在高效工作的心流状态被打断,也是一件很浪费的事情。如果你觉得你已经进入心流状态,我的建议是,番茄结束时不休息,马上进入下一个番茄时间,继续心流状态。

(10)借助优秀的番茄工作软件来执行,个人推荐以下三款:

小番茄:http://www.focustodo.cn/

番茄土豆:https://pomotodo.com/#apps

Flat Tomato:https://www.flatpomodoro.com/

貌似专业版都收费,一年100元不到,有些甚至不用100,终身可用。如果花费一百能让我一年都专注工作,我是极其乐意的。

快速进入专注,长期保持专注,是高效学习与工作两个重要的能力,我们需要不断培养。

最后,如果你不确定它是否有用,为何不先试试?又不会有多大的损失。

4.2.4 走进图书馆

尝试走进图书馆、自习室或其它公共区域学习与工作,效率可能会大大提升。而不是留在家里,或者在宿舍里。在家或宿舍里,没有人看着,自己想干嘛干嘛,并且可以随时吃随时睡,很难抵抗住各种诱惑。在图书馆则不一样,把自己放到了一个有他人目光的环境中,很自然地开始扮演认真努力的角色。有这样一种理论叫社会助长,包括共同活动效应和观众效应,前者指在同他人共同活动时,我们的效率会提高;后者指当他人在场旁观时,我们的效率也会提高。当我们身处于群体之中,我们有管理自己的形象的需求,我们需要在意别人怎么看我们。

另外,从社会认同的角度来看,当我们看到群体做什么,我们会在相当大的程序上,不假思索地追随。在图书馆和自习室,会引发你对社会认同的寻求,有利于进入学习的状态。

进入图书馆,会让人更有仪式感,暗示自己要开始学习和工作了。来都来了,难道不应该打开书本看一看吗?

4.2.5 心想事成

人体大脑的生理机能有这样一个特性,在碰到选择时,大脑会下意识地选择熟悉的事件执行。所以在平时休息时,可以复盘计划,对接下来的任务做到清晰地了解,让自己对任务熟悉起来,利用人体大脑达到心想事成。人的大脑这个机能也有缺点,就是会使我们本能地选择舒适区,难以获得成长。因此,我们要大胆跳出舒适区,走进学习区,不断缩小恐慌区。

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5 总结

在番茄工作法的帮助下,完成了这篇文章。最希望的是给自己以后的学习和工作带来帮助,然后希望给大家一个参考,能帮助到大家,自然也是令我十分高兴的。

文中介绍了许多工具和概念,并不是为了装逼。有许多经验与思想,确实是值得去深入理解与使用的。善于站在巨人的肩旁上的人,容易看得更远。

此时应该响起以前背诵的一篇课文:

登高而招,臂非加长也,而见者远;顺风而呼,声非加疾也,而闻者彰。假舆马者,非利足也,而致千里;假舟楫者,非能水也,而绝江河。君子生非异也,善假于物也。

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多读书,多分享;多写作,多整理。

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